„Wir sehen den Bot nicht, wir sehen aber, dass die Arbeit gemacht ist.“
So beschreibt Blazenko Vrbat, Aftersales Leiter bei der Sperber Gruppe, den Einsatz des orderBots von aubex. Die Software arbeitet unauffällig im Hintergrund, sorgt aber spürbar für mehr Struktur, Qualität und Zeitersparnis in der Beratungsvorbereitung.
Ziel war es, die Mitarbeitenden zu entlasten, die Qualität der Abläufe zu sichern und pro Auftrag Zeit einzusparen und genau das wurde erreicht. „Die Taktung im Annahmeprozess ist heute einfach eine andere“, so Blazenko Vrbat. Kunden profitieren von einem reibungsloseren Ablauf, während die Serviceberater mehr Zeit für die individuelle Beratung der Kunden gewinnen.
Besonders positiv hebt der Aftersales Leiter die Zusammenarbeit mit aubex hervor: Änderungen und Anpassungen werden schnell und unkompliziert umgesetzt, ganz ohne umständliche Ticketsysteme oder Umwege.
Der Bot meldet sich automatisch, sobald relevante Themen auftreten. Er hinterlässt Hinweise in den Vorgangsnotizen oder informiert Mitarbeitende direkt per E-Mail, etwa bei abgelaufenen Dokumenten, veränderten Auftragsdetails oder ähnlichen wichtigen Punkten. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Aufgaben der Bot übernommen hat und welche Hinweise noch beachtet werden müssen.
Mit einer Zeitersparnis von rund drei bis vier Minuten pro Auftrag entstehen wertvolle Freiräume, die zuvor durch Routineaufgaben gebunden waren, erläutert Blazenko Vrbat.
Die Einführung der orderBots war geprägt von engem Austausch, klaren Zielvorgaben und dem Anspruch, die Beratungsvorbereitung konsequent auf ein neues Niveau zu heben. Für Blazenko Vrbat ist das Fazit eindeutig: „Einfach machen, es funktioniert.“
